Vacature “Administratief medewerker HR, finance en bedrijfsondersteuning”
Kwekerij De Waele - Wilwoodii zoekt: Administratief Medewerker HR, finance & bedrijfsondersteuning
🌱 Dit is geen klassieke administratieve functie 🌿
Hou jij van mensen, structuur én aanpakken?
Werk je graag zelfstandig maar voel je je tegelijk helemaal thuis in een klein en hecht team? Krijg je energie van afwisseling, digitaal verbeteren en het gevoel dat jouw werk echt verschil maakt?
Dan zou deze functie in onze Kwekerij De Waele-Wilwoodii in Lochristi weleens perfect bij jou kunnen passen.
Wie zijn wij?
Kwekerij De Waele-Wilwoodii is een familiale plantenkwekerij met bijna 100 jaar ervaring.
Vandaag wordt ons bedrijf verder uitgebouwd door de vierde generatie (Lode en Katrien). We combineren onze lange geschiedenis met een duidelijke toekomstvisie: verder professionaliseren, digitaliseren en tegelijk de warme, directe sfeer van een familiebedrijf behouden.
Ons vast team bestaat uit ongeveer 20 tot 25 medewerkers, voornamelijk in de productie. Tijdens het hoogseizoen komen daar ongeveer 15 tot 20 seizoensarbeiders uit Roemenië bij. Op kantoor werk je in een klein team van 4 collega’s waar de lijnen kort zijn, collega’s elkaar helpen en ideeën snel kunnen worden omgezet in actie.
Waarom is deze functie uniek?
Omdat je niet in één administratief hokje terechtkomt.
Je werkt mee aan de mensenkant van ons bedrijf, ondersteunt de dagelijkse werking van onze kwekerij én helpt processen verder te digitaliseren.
Je bent dus niet alleen bezig met administratie verwerken. Je leert onze werking grondig kennen, denkt mee na over verbeteringen en helpt die ook praktisch uitwerken.
Daarbij werk je nauw samen met Katrien en met jouw collega’s op kantoor en in de operationele werking. Je krijgt vertrouwen, verantwoordelijkheid en ruimte om initiatief te nemen.
Wat mag jij bij ons doen?
Jouw functie steunt op vier grote pijlers
HR & mensen
Mensen staan centraal in deze functie. Je helpt bij de instroom, het onthaal en de administratieve begeleiding van onze vaste en seizoensmedewerkers. Je zorgt er mee voor dat nieuwe collega’s zich welkom voelen en dat hun opstart correct en vlot verloopt. Daarnaast ondersteun je de dagelijkse personeelsadministratie, de voorbereiding van de loonverwerking en de opvolging van onder andere contracten, opleidingen, medische onderzoeken en personeelsdocumenten.
Een deel van onze medewerkers komt uit Roemenië. Kennis van het Roemeens is niet nodig maar je moet het wel fijn vinden om creatief met taalverschillen om te gaan. Je gebruikt bijvoorbeeld een vertaalapp, afbeeldingen of andere hulpmiddelen om elkaar goed te begrijpen.
Ook bij praktische administratie rond huisvesting, verblijf en gemeente help je medewerkers verder.
Operationele ondersteuning
Tijdens drukke periodes ondersteun je jouw collega’s bij de verwerking en opvolging van onze plantenbestellingen en transporten.
Je helpt bijvoorbeeld bij:
- het verwerken en controleren van bestellingen
- het voorbereiden van leverings- en transportdocumenten
- het afstemmen met collega’s en transporteurs
- het controleren of de juiste planten en aantallen klaarstaan
- het opvolgen of bestellingen volledig en tijdig kunnen vertrekken
Je gaat dus ook regelmatig naar de loods om de praktische werking te bekijken, informatie af te stemmen en samen met collega’s oplossingen te zoeken.
Daarnaast ondersteun je waar nodig bij algemene administratie, voorraadbestellingen, wagenpark- en machinebeheer, evenementen (bijv. ons 100-jarig bestaan in 2027, onze deelname aan Dag van de Landbouw, onze maandelijkse after work drink, …) en communicatie (nieuwsbrieven, social media, …).
Digitalisering & Odoo
De komende jaren zetten we sterk in op verdere digitalisering. Odoo wordt ons centrale ERP-systeem en zal steeds meer onderdelen van onze werking ondersteunen, zoals:
- HR en personeelsadministratie, contracten, digitale ondertekening en huisvesting
- Bestellingen, voorraadbeheer, productie, bestellingen, orderverwerking, …
- wagenpark, machines en onderhoud, …
- operationele administratie;
- rapporteringen en dashboards.
We zoeken daarom iemand die niet alleen graag met software werkt maar ook enthousiast wordt van het mee uitwerken van digitale oplossingen.
Je leert eerst hoe we vandaag werken. Daarna bekijk je samen met Katrien hoe processen eenvoudiger, duidelijker en efficiënter kunnen worden georganiseerd.
Je helpt bijvoorbeeld om:
- workflows uit te werken;
- formulieren en velden mee te configureren;
- informatie overzichtelijk te visualiseren;
- rapporteringen en dashboards op te bouwen;
- digitale documenten en ondertekeningsflows te creëren;
- nieuwe werkwijzen te testen en te documenteren.
Je hoeft nog geen Odoo-expert te zijn. Wel zoeken we iemand die logisch kan nadenken, snel nieuwe software leert en er plezier in vindt om digitale mogelijkheden te ontdekken en praktisch toe te passen.
Nieuwe technologieën, zoals artificiële intelligentie (AI), zie jij niet als een bedreiging maar als een kans. Je bent nieuwsgierig, experimenteert graag en denkt mee na over hoe nieuwe digitale hulpmiddelen ons werk kunnen ondersteunen en verbeteren.
Zie je dat iets eenvoudiger of slimmer kan? Dan verwachten we dat je dit aankaart en graag meehelpt om een werkbare oplossing uit te bouwen.
Boekhouding & certificering
Boekhouding en certificering (incl. audits) vormen aanvankelijk een beperkter maar belangrijk onderdeel van de functie.
Je wordt stap voor stap ingewerkt als back-up van jouw collega en ondersteunt onder andere bij:
- het verwerken en controleren van aankoop- en verkoopfacturen;
- de administratieve voorbereiding van de boekhouding, maandelijkse BTW-aangiftes, … ;
- het digitaal archiveren en opvolgen van documenten;
- administratie en opvolging i.k.v. machines en onderhoud;
- de administratie rond certificeringen, controles en bijhorende deadlines.
Wanneer jouw collega binnen enkele jaren met pensioen gaat, is het de bedoeling dat deze taken volledig in jouw functie worden geïntegreerd. Tegen die tijd zal de implementatie van ons ERP-systeem Odoo grotendeels afgerond zijn en zullen heel wat administratieve processen verregaand gedigitaliseerd en geautomatiseerd zijn. Hierdoor verschuift de focus van jouw functie geleidelijk: de tijd die vandaag naar digitaliseringsprojecten en implementatie gaat, maakt dan plaats voor meer verantwoordelijkheid binnen de boekhouding, certificeringen en administratieve opvolging. Het gaat dus niet om een uitbreiding van jouw takenpakket maar om een natuurlijke evolutie van jouw functie naarmate ons bedrijf verder digitaliseert.
Wie zoeken wij?
Wij zoeken vooral iemand met de juiste ingesteldheid. Iemand die niet afwacht maar initiatief neemt. Iemand die graag verantwoordelijkheid krijgt én opneemt.
Daarnaast herken je jezelf in onderstaande eigenschappen … je bent iemand die:
- graag met mensen werkt;
- administratief sterk en nauwkeurig is;
- structuur en overzicht kan creëren;
- initiatief neemt en zelfstandig zaken vastpakt;
- tegelijk graag samenwerkt;
- praktisch en oplossingsgericht denkt;
- gemakkelijk schakelt tussen verschillende taken;
- digitaal sterk en nieuwsgierig is;
- nieuwsgierig is naar nieuwe technologieën, waaronder AI, en digitale innovatie als een kans ziet om slimmer te werken;
- energie krijgt van processen verbeteren;
- graag met cijfers, controles en administratieve deadlines werkt;
- verantwoordelijkheid wil opbouwen binnen boekhoudkundige administratie en certificering;
- zich thuis voelt in een dynamisch familiebedrijf;
- bereid is om ook buiten het eigen takenpakket mee te denken en te helpen.
Je denkt niet: “Dat is mijn taak niet.” Je denkt eerder: “Hoe kunnen we dit samen goed opgelost krijgen?”
Wat bieden wij?
Je krijgt een voltijdse en bijzonder gevarieerde functie binnen een stabiel familiebedrijf.
Je mag rekenen op:
- veel afwisseling en menselijk contact;
- een klein en betrokken bureauteam;
- korte communicatielijnen;
- ruimte voor initiatief;
- vertrouwen om zelfstandig te werken;
- nauwe samenwerking met Katrien, Lode en jouw collega’s;
- de kans om digitale processen van bij de start mee vorm te geven;
- een functie waarin jouw impact snel zichtbaar wordt;
- de mogelijkheid om mee te bouwen aan de verdere professionalisering van onze kwekerij;
- een warme werkomgeving (zeg maar een tweede thuis) waarin collega’s elkaar helpen.
Wat krijg jij van ons?
Een job waar je energie van krijgt in een toffe werksfeer én met groeikansen.
Wat wij jou bieden:
- een voltijdse functie (40 uur/week)
- een vast contract
- een vast werkrooster van 8.00 uur tot 16.30 uur
- tijdens onze drukke verkoopperiodes (februari t.e.m. mei en september-oktober) vragen we de nodige flexibiliteit. Dan kan het uitzonderlijk wat later worden zodat we samen onze klanten optimaal kunnen bedienen.
- Verlof:
- 20 verlofdagen + 12 ADV-dagen
- we sluiten collectief tussen Kerstmis en Nieuwjaar. De overige verlofdagen plannen we in onderling overleg met de collega’s. Als klein team stemmen we onze planning goed op elkaar af. Tijdens onze drukste verkoopperiodes (februari t.e.m. mei en september-oktober) rekenen we erop dat iedereen mee de schouders onder het werk zet. Daarom plannen we in die maanden geen langdurige verlofperiodes.
- een afwisselende functie waarin geen enkele dag hetzelfde is
- een klein en hecht administratief team waar je echt het verschil maakt
- veel verantwoordelijkheid en ruimte voor initiatief
- een moderne en innovatieve plantenkwekerij
- opleidingen on the job én externe opleidingen
- een loon volgens ervaring
- maaltijdcheques, ecocheques, woon-werkverkeer
Waarom kiezen voor Kwekerij De Waele-Wilwoodii?
Omdat je hier geen nummer bent.
Bij ons krijg je geen afgelijnde bureaujob. Je krijgt een brede functie waarin je mensen helpt, mee nadenkt, zelfstandig werkt en zichtbaar bijdraagt aan de verdere ontwikkeling van ons bedrijf.
Je komt terecht in een kwekerij met bijna 100 jaar geschiedenis maar ook met veel plannen voor de toekomst. We zoeken geen kandidaat die alleen taken uitvoert. We zoeken een collega die graag verantwoordelijkheid opneemt, nieuwsgierig is en samen met ons verder wil bouwen.
📬 Zin om mee aan onze toekomst te bouwen?
Hou je van afwisseling? Herken jij jezelf in deze functie? Werk je graag in een familiale omgeving waar jouw inzet echt het verschil maakt? Dan maken we graag kennis met jou.
Bezorg ons jouw cv en een motivatiebrief waarin je vertelt waarom deze job bij jou past.
We kijken ernaar uit om jou te leren kennen.
📧 Mail jouw CV en motivatie naar katrien@wilwoodii.be
📱 WhatsApp naar +32 472 858 226
📞 Of bel gewoon even op +32 9 355 32 52
Andere vacatures
Interesse? Bezorg ons dan jouw gegevens.
We zijn benieuwd naar jou!
Lijkt het jou leuk om bij ons te werken? Solliciteer dan via ons formulier.